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Abmahnung in der Personalakte und Löschungsanspruch DSGVO - hier nach Beendigung Arbeitsverhältnis

Mit dem Verhältnis des Löschungsanspruches nach Art. 17 DSGVO und der Herausnahme einer Akte aus der Personalakte in Papierform hatte sich das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt zu beschäftigen. In der besonderen Fallkonstellation war mit dem Kläger, welcher die Herausnahme der Abmahnung aus der Personalakte begehrte, das Arbeitsverhältnis bereits beendet worden.

Das LAG bejaht einen entsprechenden Anspruch und beruft sich hierfür unmittelbar auf das Löschungsrecht aus Art. 17 Abs. 1 DS-GVO. Hiernach hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn u. a. die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.

Die Angaben in der Abmahnung seien personenbezogene Daten i. S. d. DS-GVO. Verantwortlicher sei nach Art. 4 Nr. 7 DS-GVO jedenfalls der Arbeitgeber, also die Beklagte. Auch sei der sachliche Anwendungsbereich der DS-GVO und des BDSG eröffnet. Auch in einer in Papierform geführten Personalakte würden personenbezogene Daten verarbeitet, die in einem Datensystem gespeichert oder gespeichert werden sollen. Nach Art. 4 Nr. 6 DS-GVO sei ein „Datensystem“ jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugängig sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird, was auf Personalakten zutreffe.

Die personenbezogenen Daten seien für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig. Es sei nicht ersichtlich, inwiefern die Beklagte noch ein Interesse an einem Beibehalt des Abmahnungsschreibens in der Personalakte des Klägers habe. Mit einer Abmahnung übe ein Arbeitgeber sein arbeitsvertraglichen Gläubigerrecht in doppelter Hinsicht aus. Zum einen weise er den Arbeitnehmer als seinen Schuldner auf dessen vertragliche Pflichten hin und mache ihn auf die Verletzung dieser Pflichten aufmerksam (Rüge und Dokumentationsfunktion). Zum anderen fordere er ihn für die Zukunft zu einem vertragsgetreuen Verhalten auf und kündige, sofern ihm dies angebracht erscheine, individualrechtliche Konsequenzen für den Fall einer erneuten Pflichtverletzung an (Warnfunktion). Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sei die Warnfunktion entfallen. Hinsichtlich der Rüge- und Dokumentationsfunktion könnte sich noch ein Interesse am Erhalt der Abmahnung für den Arbeitgeber ergeben, soweit dies zur Abwehr von etwaigen Ansprüchen des Arbeitnehmers oder zur Begründung eigener Ansprüche gegen den Arbeitnehmer erforderlich erscheint. Im vorliegenden Fall seien solche Gründe offensichtlich nicht gegeben. Zwischen den Parteien bestünden keine weiteren arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen, bei denen es für die Beklagte dienlich sein könnte, die Abmahnung vom 02.10.2015 noch heranziehen zu können. Ersichtlich seien die Erteilung des qualifizierten Zeugnisses und auch dessen Inhalt zwischen den Parteien nicht mehr im Streit. Ebenso wenig kämen etwaige Schadensersatzansprüche aufgrund des von der Beklagten gerügten Fehlverhaltens des Klägers in Betracht.

Das Recht auf Löschen in der Form der Entfernung der Abmahnung werde nicht durch § 35 BDSG eingeschränkt. Insbesondere sei die Entfernung der Abmahnung mit keinerlei Aufwand für die Beklagte verbunden. Der Anspruch des Klägers auf Löschung in Form der Entfernung der Abmahnung werde auch nicht wegen § 26 BDSG (Art. 80 DS-GVO) ausgeschlossen oder beschränkt. § 26 BDSG stehe unter dem Kapitel 1 „Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten“ in dessen Abschnitt 2 „Besondere Verarbeitungssituationen“ und regele die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Unberührt hiervon blieben die Vorschriften unter Kapitel 2 „Rechte der betroffenen Personen“ (§§ 32 ff. BDSG).

Art. 17 DS-GVO verlange schließlich auch nicht die Darlegung des Klägers, dass es objektive Anhaltspunkte dafür gibt, dass die Abmahnung ihm noch schaden könnte. Die Rechtsprechung des BAG hierzu beziehe sich auf einen Anspruch auf Entfernung von Abmahnungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB.

(LAG Sachsen-Anhalt Urteil 23.11.2018 Az. 5 Sa 7/17)

 

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